Mundo digital: La oficina sin papel también es tendencia en el sector hotelero

Mucho se habla de la “oficina sin papel”, una tendencia que se evidencia en múltiples rubros comerciales y profesionales, y que también ofrece sus encantos al interior del sector hotelero y el negocio turístico. De acuerdo a Richam, una empresa que ofrece servicio de alquiler de impresoras y soluciones de ingeniería documental, aquello de “oficina sin papel” no es más que la aplicación de convenientes procesos de digitalización. ¿Cuáles son los beneficios? Les propongo repasarlos en lo que sigue, como un puntapié para un diálogo que deseamos sea fructífero entre Cheminee Turismo y nuestros lectores.

No hay que olvidar que un hotel, además de ser un espacio de alojamiento y para muchos un ámbito que debe ser diseñado para el descanso, es esencialmente una empresa. En tanto, los beneficios de la digitalización de documentos también corren aquí. Entre las ventajas generales de la digitalización aparecen los siguientes ítems: disponer de documentos digitales en vez de físicos permite realizar gestiones y consultas más dinámicas, propicia un mejor trabajo y colaboración entre diversos departamentos o áreas de una compañía, y es un soporte más seguro.

Resultado de imagen para oficina sin papel

Según se explica en este enlace del antes mencionado especialista, aquellos beneficios tienen consecuencias muy apreciables: se reducen costos en insumos de impresión (ver mas en https://richam.com.ar/insumos-impresoras.php) y operativos, se mejora la productividad, y se incrementa la rentabilidad de la empresa. Como decíamos, cuando decimos “empresa” también contemplamos los procesos típicos de un hotel. Richam anota un asterisco interesante: cuando se habla de estos beneficios no sólo se está haciendo referencia a documentos en papel y su paso hacia el formato digital, pues las ventajas también corren para aquellos documentos que ya son digitales y que, gracias a estos procesos, se logra una mejor gestión de los contenidos, un mejor indexado, y consultas más ágiles e intuitivas.

Por lo demás, hay una consecuencia que deriva del proceso de digitalización que nos resulta sumamente apreciable y que está directamente relacionada al concepto con el que inauguramos este repaso, aquello de la “oficina sin papel”. Imaginemos la siguiente escena: un hotel clásico, con su recepción y algunas oficinas detrás. En ambos espacios de trabajo abundan los papeles: archivos, fichas y más documentos con información sobre los huéspedes, datos de proveedores, etcétera. Al aplicar procesos de digitalización, no sólo se obtendrán todos los beneficios antes mencionados, sino también el siguiente: ¡se gana espacio físico!

Así, la imaginaria recepción y la imaginaria oficina se liberan de ficheros, cajones, cajas y pilas de papel; todo pasa a estar en el espacio que ocupa un dispositivo tecnológico, usualmente una computadora o notebook. Este es un beneficio que no puede soslayarse: no sólo se gestionarán los documentos en forma mucho más dinámica o se podrán realizar consultas en forma más sencilla. Como decíamos, el espacio de trabajo será más ordenado, pulcro. Incluso es posible que, con esta ganancia en metros físicos, se generen otros espacios de trabajo en el hotel.

Repasados estos beneficios podemos decir que el “hotel sin papel” en un horizonte hacia el cual los participantes de este rubro deben avanzar. Esperamos sus comentarios para seguir ampliando esta conversación, que hemos propuesto aquí como un puntapié.